Es ist so lange klar, bis du genauer hinsiehst: 5 Hacks für mehr Klarheit in Projekten 

Anfang des Jahres moderierte ich einen Workshop mit einem Führungsteam. Es wollte herausfinden, warum ein Projekt nicht so lief, wie es sollte. Doch es kam raus, es war gar nicht so richtig klar, wie es laufen sollte.

Diese Situation erlebe ich sehr oft:

• Unternehmen wollen rausfinden, wo die Zusammenarbeit der Teams hakt.
• Führungskräfte wollen erarbeiten, woran ein Projekt gescheitert ist.
• Die Geschäftsführung möchte, dass die Leute mehr Verantwortung übernehmen.

Also frage ich, wann ein Projekt denn als gescheitert gilt, was „mehr Verantwortung“ bedeutet oder wie gute Zusammenarbeit aussieht. Und schnell wird klar: Es ist nicht klar.

Dabei gibt es Roadmaps, OKRs, KPIs, Zielvereinbarungen, Rollenprofile und unendlich viele Meetings, in denen alles mehrfach kommuniziert wurde. Trotz all der Bemühungen bröckelt die gefühlte Klarheit schnell, wenn wir genauer hinsehen. (Weil sie faktisch nicht vorhanden war.)

Wir müssen aufhören vorauszusetzen, richtig verstanden worden zu sein, und anfangen in Erfahrung zu bringen, was angekommen ist.

Das Empfangs-Phänomen: Klarheit ist kein Zustand, sondern das dynamische Ergebnis aktiver Klärung

Wir erleben Klarheit als etwas, das wir produzieren. Ich habe es gesagt, also ist es klar. Wir haben es im Meeting wiederholt, ins Strategiepapier geschrieben und in der nächsten Runde noch einmal verdeutlicht.

Doch die Wahrheit ist: Klarheit existiert nicht im Kopf des Senders, sondern nur als gemeinsames Verständnis im Empfänger-Feld.

Erst wenn mindestens drei verschiedene Menschen an drei verschiedenen Tagen, ohne sich untereinander abzustimmen, dieselbe Antwort auf die Frage geben, was eigentlich vereinbart wurde, war es wirklich klar.

Was wir unterschätzen, ist, dass jeder Mensch im Raum eine eigene Version dessen mitnimmt, was gemeint war. Niemand füllt eine Vereinbarung mit demselben Inhalt, weil jeder mit einem anderen persönlichen und beruflichen Hintergrund, einer anderen Konstitution und einem anderen Bezugsrahmen zuhört.

Klarheit ist deshalb erst vorhanden, wenn sie auch empfangen wurde. Und dieser Abgleich findet zu selten statt.

 

Schweigen ist kein Konsens

Denn viel zu oft ist die Reaktion auf eine Botschaft Schweigen. Und wenn am Ende eines Meetings keine Frage mehr kommt, glauben wir, jetzt sei alles klar.

Tatsächlich ist Schweigen in Gruppen das Gegenteil von Konsens. In der Sozialpsychologie nennt man das pluralistische Ignoranz: Wir glauben fälschlicherweise, dass die anderen die Situation verstehen oder akzeptieren und schweigen deshalb, obwohl viele innerlich ähnlich unsicher sind.

Alle tun so, als wäre es klar, weil das Eingeständnis von Nichtverstehen uns sozial teurer erscheint als das spätere Scheitern. Der Effekt verstärkt sich gegenseitig. Je mehr Leute schweigen, desto unwahrscheinlicher wird es, dass jemand die Hand hebt.

Die Konsequenz:

• Projekte geraten in Schwierigkeiten, weil zentrale Begriffe von Anfang an unterschiedlich gemeint waren.
• Eskalationen kommen zu spät, weil niemand wusste, ab welcher Schwelle das überhaupt angemessen gewesen wäre.
• Konflikte verhärten sich durch Erwartungen, die nie vereinbart wurden.

 

 

5 Hacks, mit denen du die Wahrscheinlichkeit erhöhst, dass das Gesagte auch ankommt

1. Der Klarheits-Test

Frag nach jeder Vereinbarung drei Menschen unabhängig voneinander, wie sie das, was vereinbart wurde, einer dritten Person erklären würden.

Ein „Beschreib mir das mal in deinen Worten“ zeigt dir ganz schnell, was wirklich angekommen ist. Wenn die drei Antworten auseinandergehen, hast du die Diagnose, an der du sonst Wochen später gescheitert wärst. Wenn sie identisch sind, war es klar.

2. Frag eine Ebene tiefer

Statt der Sammelfrage „Alles klar?“ oder „Habt ihr Fragen?“ stell eine konkrete Detailfrage, die nur jemand mit echtem Verständnis beantworten kann.

Zum Beispiel:

• „Was wäre der erste Moment in der nächsten Woche, an dem ihr merken würdet, dass es nicht wie geplant läuft?“
• „Wer macht morgen den ersten konkreten Schritt und welcher ist das?“

Solche Fragen lassen sich nicht aus Höflichkeit beantworten. Sie zeigen, ob das Gesendete auch verstanden wurde und in Handlung übersetzt werden kann.

3. Definiere Erfolg UND Scheitern

Die meisten Projekte starten mit einem Erfolgsbild. Jeder kann ungefähr sagen, was hoffentlich am Ende rauskommt.

Aber kaum jemand hat ein Bild vom Scheitern. Frag explizit: Was muss eintreten, damit wir gemeinsam sagen, das hat nicht funktioniert?

Diese Frage ist so hilfreich, weil sie die unausgesprochenen Erwartungen sichtbar macht. Du wirst feststellen, dass „nicht funktioniert“ für die Mitarbeitenden, das Management und dich selbst mindestens drei verschiedene Dinge bedeutet.

Diese Differenzierung ist Gold wert, aber nur, wenn sie gemeinsam stattfindet.

4. Fordere Fragen ein

Wenn am Ende eines Meetings keine Fragen kommen, ist das selten gut.

Plane in wichtigen Gesprächen Zeit ein, in denen alle für sich und in Ruhe eine offene Frage notieren. Sammle die Fragen anonym ein und lies sie laut vor.

Du wirst überrascht sein, wie viele zentrale Unklarheiten plötzlich auf dem Tisch liegen.

Dieses Vorgehen verändert außerdem eure Frage-Kultur, weil das Bewusstsein für Unklarheit und die Notwendigkeit zur Klärung von Fragen geschärft wird.

5. Kläre Dingsda-Begriffe

Dingsda-Begriffe nenne ich Worte, die uns suggerieren, alles sei klar, obwohl sie auf unterschiedlichste Weise interpretiert werden können.

Zum Beispiel: Effizienz.

„Wir wollen hier vor allem effizient arbeiten.“ Alles klar. Aber Moment mal:

• Heißt das, wir wollen möglichst wenig Zeit investieren?
• Soll es vor allem budgetschonend sein?
• Bedeutet es, wir müssen eine bestimmte Summe mehr reinholen, als wir ausgegeben haben?
• Oder sollen wir lean arbeiten und möglichst nichts verschwenden?

Die Möglichkeiten sind endlos.

Deshalb: Klärt schwammige Begriffe aktiv und schreibt ihnen gemeinsam eine eindeutige Bedeutung zu.

Unsere Kommunikation ist nämlich voll davon: wertschätzend, innovativ, gut, schlecht, marktgerecht, modern etc.

Ein gutes Beispiel ist die Definition of Done: eine gemeinsam festgelegte Checkliste mit konkreten Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als wirklich fertig gilt.

Die teuerste Klarheit ist die, die nie jemand überprüft hat.